Propuesta · Junio 2026
El problema no es vender por WhatsApp.
Es vender .
Propuesta para convertir tus conversaciones en un flujo comercial automatizado, trazable y escalable.
Esto fue lo que escuché de ti
Hoy la mayoría de las ventas llegan por WhatsApp, pero el proceso depende demasiado de la memoria, disciplina y disponibilidad del equipo.
No existe un CRM centralizado que diga en qué etapa está cada cliente, cuándo volver a escribirle, qué necesita o cuál fue la última conversación.
Cuando un cliente confirma la compra, el proceso pasa manualmente a un grupo de WhatsApp para que el equipo de envíos prepare el pedido.
El negocio ya tiene demanda, pero el proceso actual no escala: crecer implica contratar más personas para hacer tareas repetitivas.
Esta propuesta resuelve exactamente eso: convertir WhatsApp en un sistema comercial ordenado, automatizado y medible.
El problema no es vender por WhatsApp, es vender sin sistema
WhatsApp funciona muy bien como canal de conversación, pero cuando todo vive únicamente en chats manuales, el negocio pierde visibilidad. No hay trazabilidad clara, los follow-ups dependen de cada persona, los clientes se enfrían, la recompra se olvida y cada venta requiere más esfuerzo humano del necesario.
No hay una regla automática que indique cuándo volver a escribirle a cada cliente.
Las necesidades, objeciones, productos de interés y contexto del cliente quedan enterrados en conversaciones.
Para vender más, hoy la solución natural es contratar más personas, no mejorar el sistema.
La confirmación de compra y el proceso de envío dependen de mensajes manuales en grupos de WhatsApp.
Conversaciones, contactos e historial comercial desaparecen cuando cambia el equipo o el dispositivo. Un riesgo actual e incalculable.
Cómo se ve el después
Un cliente llega desde la página web a WhatsApp. El sistema lo recibe automáticamente, entiende su necesidad, responde de forma natural con el tono del dueño, consulta la base de conocimiento, clasifica el lead, crea o actualiza el contacto en el CRM, registra la conversación, crea un deal si hay intención de compra y agenda el próximo follow-up según el ciclo de recompra.
- ✓El cliente recibe respuestas naturales, rápidas y consistentes.
- ✓El equipo ve todos los chats en un inbox centralizado.
- ✓El CRM guarda contactos, deals, etapa comercial, país, idioma, servicio e historial.
- ✓El motor de automatización coordina todas las plataformas y el equipo.
- ✓La IA resume conversaciones y deja el contexto listo para el equipo humano.
- ✓Si el cliente necesita recompra cada 2 meses, el sistema agenda y ejecuta el follow-up con contexto.
- ✓Cuando una compra se confirma, el equipo de envíos recibe la información estructurada automáticamente.
- ✓Los chats pueden incluir URLs, PDFs, fichas, documentos o archivos necesarios para cerrar la venta.
Menos dependencia operativa. Más control comercial. Más ventas sin multiplicar el equipo.
Una plataforma. Siete flujos.
- →01 · EntradaWeb, campañas y enlaces directos
Los leads llegan desde la página web, anuncios o links directos y caen en el mismo flujo unificado.
- →02 · CanalWhatsApp Colombia / USA
2–4 números conectados, separados por país, operación o línea de servicio.
- →03 · ConversaciónInbox centralizado + IA
Un solo lugar para ver y responder. La IA conversa con tono natural usando FAQs, documentos y reglas del negocio.
- →04 · Clasificación & CRMDeals y contexto automáticos
País, idioma, servicio e intención clasificados. Contactos, deals, notas y resúmenes creados sin intervención manual.
- →05 · AutomatizaciónFollow-up y recompra
Recordatorios y mensajes según etapa comercial, ciclo de recompra y comportamiento del cliente.
- →06 · DatosCRM y pipeline comercial
Contactos, deals, etapas, trazabilidad, segmentación, recompra y seguimiento comercial en un solo lugar.
- →07 · Salida & VisibilidadEnvíos + dashboard ejecutivo
Información estructurada al equipo de envíos y vista ejecutiva de ventas, leads, tiempos y pipeline.
Qué incluye la implementación
Todo lo que dejamos funcionando en la primera fase:
- ✓2–4 números de WhatsApp configurados
- ✓Separación Colombia / USA
- ✓Inbox centralizado conectado
- ✓Bot con tono natural del dueño o equipo
- ✓Base de conocimiento: FAQs, URLs, PDFs, documentos
- ✓Escalamiento automático a humano cuando corresponde
- ✓Clasificación por país, idioma, servicio e intención
- ✓Contactos y deals creados automáticamente
- ✓Notas, resúmenes y contexto registrados
- ✓Follow-ups según etapa del lead
- ✓Recompra programada por periodicidad
- ✓Confirmación de compra → envíos sin copiar y pegar
- ✓Dashboard de conversaciones, ventas y pipeline
- ✓Capacitación del equipo
- ✓Documentación de operación + acompañamiento en vivo
Lo que no incluye esta fase
Para evitar sorpresas, esta primera fase se enfoca en dejar funcionando el sistema comercial automatizado. Otros elementos pueden entrar como fase 2.
- ✕App móvil nativa
- ✕Reemplazo completo de la página web
- ✕Producción masiva de contenido comercial
- ✕Campañas pagas, pauta o gestión publicitaria
- ✕ERP o sistemas contables no mencionados
- ✕Automatización de inventario sin fuente de datos confiable
- ✕Soporte 24/7 posterior al periodo incluido
- ✕Garantía de resultados comerciales específicos
Todo esto puede agregarse como Fase 2 con una cotización separada.
Cómo lo construimos
Mapeo del proceso actual, tipos de cliente, países, servicios, objeciones, ciclos de recompra, reglas de escalamiento y flujo hacia envíos.
Los números cuentan la historia
El valor no está solo en responder más chats. Está en ahorrar tiempo, ordenar información y construir una operación que pueda crecer sin depender tanto del dueño.
WhatsApp ya funciona como canal de ventas. Lo que falta es ponerle sistema detrás.
Crecer con más trabajo manual vs. crecer con sistema
El objetivo no es reemplazar al equipo. Es evitar que cada aumento en conversaciones obligue a contratar más personas para tareas repetitivas.
| Crecimiento manual | Con el sistema |
|---|---|
| El dueño sigue concentrando muchas ventas, respuestas y decisiones. | El sistema filtra, responde, registra y escala al equipo cuando hace falta. |
| WhatsApp funciona como memoria del negocio. | HubSpot guarda historial, datos, etapa comercial y próximas acciones. |
| Los follow-ups dependen de revisión manual. | El sistema agenda y activa seguimientos según etapa, interés o recompra. |
| La base de datos existe, pero no está completamente aprovechada. | La información queda estructurada para vender, segmentar, medir y negociar. |
| Para atender más volumen, normalmente toca sumar más personas. | El negocio aumenta capacidad sin crecer la nómina al mismo ritmo. |
No estamos construyendo solo un bot. Estamos construyendo la infraestructura comercial para que WhatsApp deje de ser solo un chat y se convierta en un sistema de ventas, soporte y datos.
La base de clientes ya es un activo
Hoy existen más de 5.000 personas en la base de datos. Con un crecimiento esperado de 5% a 7%, esa base puede llegar aproximadamente a 5.250–5.350 contactos hacia final de año.
El valor no está solo en guardar esos datos, sino en convertirlos en información útil: país, idioma, necesidad, producto de interés, historial, recompra, etapa comercial y próximas acciones.
Una base ordenada no solo ayuda a vender mejor. También puede abrir conversaciones con aliados estratégicos que necesitan información estructurada para tomar decisiones.
El uso o entrega de información de clientes a terceros debe realizarse bajo políticas de tratamiento de datos, autorizaciones correspondientes y validación legal.
Calculadora de escalabilidad operativa
Visualiza cómo cambia el costo mensual cuando el volumen de conversaciones crece: hacerlo manualmente exige más personas; hacerlo con sistema permite escalar de forma más gradual.
El objetivo no es reemplazar al equipo. Es evitar que cada aumento en conversaciones obligue a contratar más personas para tareas repetitivas.
Incluye ventas, soporte, follow-ups y conversaciones que requieren registro o seguimiento.
Cuánto podría crecer el volumen con más demanda, campañas o recompra.
Conversaciones que una persona maneja bien al día cuando también responde, da seguimiento y organiza información.
Costo aproximado mensual para el empleador. Puede aumentar con inglés, experiencia comercial o disponibilidad extendida.
- Mantenimiento mensual$1.800.000 COP
- Herramientas estimadas$2.200.000 COP
- Costo base mensual$4.000.000 COP
- Conversaciones incluidas1.500 / mes
- Costo por conversación adicional$250 COP
El costo mensual base incluye mantenimiento + herramientas estimadas. Si el volumen crece mucho, el sistema puede aumentar por consumo, pero de forma gradual.
Conversaciones estimadas con el crecimiento seleccionado.
Capacidad estimada si el crecimiento se maneja principalmente con trabajo manual.
Nómina estimada para atender ese volumen de forma manual.
Mantenimiento + herramientas + consumo variable estimado.
El sistema permite que el costo unitario mejore a medida que aumenta el volumen.
Escalar con sistema es más eficiente en este escenario
Frente a crecer manualmente, el sistema reduce el costo mensual estimado y además deja CRM, trazabilidad, IA, follow-ups, soporte, recompra, dashboard y datos organizados.
El sistema equivale al 47% del costo manual estimado.
Qué pasa cuando el volumen crece
Cada escenario aplica un factor sobre tus conversaciones diarias actuales.
| Escenario | Conv. / mes | Personas | Costo manual | Costo sistema | $/conv sistema |
|---|---|---|---|---|---|
| Actual | 1.100 | 2 | $5.700.000 COP | $4.000.000 COP | $3.636 COP |
| Proyectado | 1.650 | 3 | $8.550.000 COP | $4.037.500 COP | $2.447 COP |
| Doble volumen | 2.200 | 4 | $11.400.000 COP | $4.175.000 COP | $1.898 COP |
| Triple volumen | 3.300 | 6 | $17.100.000 COP | $4.450.000 COP | $1.348 COP |
Cuando el crecimiento depende solo de personas, los costos suben por bloques: una persona más, otra capacitación, más coordinación y más seguimiento manual. Con sistema, el crecimiento se apoya en automatización, CRM, IA y datos; por eso el costo puede aumentar por consumo, pero no necesariamente al mismo ritmo que la nómina.
Una persona puede responder más chats. Un sistema, además de responder, registra, clasifica, resume, agenda, recuerda, organiza la data y le da visibilidad al negocio.
Por eso la comparación real no es empleado vs. bot. Es crecimiento manual vs. operación escalable.
Estos valores son simulaciones editables y sirven para visualizar escenarios de crecimiento. No representan una garantía de ahorro.
Inversión
Una implementación completa para ordenar ventas, soporte, seguimiento, recompra y data desde WhatsApp.
Activamos el sistema una vez y luego mantenemos una operación mensual más ordenada, medible y escalable.
Diseño, configuración y puesta en marcha del sistema comercial y de soporte conectado a WhatsApp, Chatwoot, HubSpot, n8n, OpenAI y base de conocimiento.
- WhatsApp conectado al proceso comercial
- Chatwoot como inbox centralizado
- HubSpot CRM configurado
- Automatizaciones principales en n8n
- Agente IA para ventas y soporte
- Dashboard inicial y capacitación
El mantenimiento no es solo soporte técnico. Es la etapa donde el sistema mejora con conversaciones reales, ajustes de IA, optimización de flujos y limpieza continua de la operación.
- Monitoreo de automatizaciones
- Ajustes menores de flujos
- Optimización del agente IA
- Actualización de base de conocimiento
- Revisión de conversaciones reales
- Reunión mensual y reporte básico
Valor estimado para WhatsApp API, Chatwoot, HubSpot, n8n, OpenAI, hosting y servicios relacionados. Este valor lo paga directamente el cliente a los proveedores.
- WhatsApp API y mensajería
- Chatwoot
- HubSpot
- n8n
- OpenAI
- Hosting o servicios auxiliares
Después de implementar, este es el costo mensual estimado para mantener el sistema operando.
Por este valor mensual, el negocio gana una capa operativa para ventas, soporte, CRM, IA, seguimiento, recompra, trazabilidad y organización de datos.
Plan de pagos de implementación
Sobre la implementación única de $5.000.000 COP.
Discovery, arquitectura y configuración base.
Chatwoot, HubSpot, n8n y flujos principales conectados.
Pruebas finales, capacitación y activación operativa.
Por qué el mantenimiento mínimo es de 6 meses
El valor real aparece cuando el sistema empieza a trabajar con conversaciones reales. Los primeros meses permiten ajustar respuestas, mejorar la base de conocimiento, limpiar información, revisar follow-ups, optimizar clasificación de clientes y entender qué datos son realmente útiles para ventas, soporte y recompra.
Estabilización del sistema, pruebas reales y ajustes iniciales del agente IA.
Mejora de follow-ups, clasificación, recompra y calidad de datos en HubSpot.
Optimización con datos acumulados, revisión de reportes y preparación para escalar.
La implementación conecta el sistema. El mantenimiento lo convierte en una operación madura.
Riesgos que resolvemos desde el diseño
Definimos reglas claras de cuándo responder, cuándo pedir información y cuándo escalar a humano.
El CRM se estructura con propiedades, etapas, etiquetas y campos útiles para segmentar y hacer seguimiento.
Colombia y USA pueden operar con números, idiomas, reglas y servicios diferenciados.
La IA responde con base en documentos aprobados, URLs, PDFs y reglas del negocio.
La capacitación se incluye para que el equipo entienda cómo operar, intervenir y mejorar el sistema.
Conversaciones, contactos e historial comercial desaparecen cuando cambia un dispositivo o un miembro del equipo. Ese riesgo es incalculable.
Cómo arrancamos
Validamos números de WhatsApp, países, servicios, usuarios, CRM, documentos y reglas del proceso comercial.
Mapeamos conversaciones reales, preguntas frecuentes, objeciones, recompra, casos de escalamiento y flujo hacia envíos.
Implementamos por fases, probamos con conversaciones reales y ajustamos antes de dejar el sistema en producción.